Tại các cuộc họp, thường có nhiều diễn giả có các chương trình nghị sự khác nhau để trình bày. Bạn rất dễ cảm thấy nhàm chán trong các cuộc họp và mất hứng thú với những điều đã nói. Mặc dù điều này là tốt cho những người tham dự cuộc họp thông thường, nhưng đối với những người chịu trách nhiệm ghi biên bản cuộc họp, đây là một vấn đề lớn. Họ cần phải chú ý đến tất cả những gì được đề cập trong cuộc họp. Nhưng đây không phải là phần khó nhất của việc ghi biên bản cuộc họp; phần khó nhất là sắp xếp các biên bản thành các danh mục thích hợp và gửi chúng cho sếp của bạn.

Phần sau này là phần tiêu tốn nhiều thời gian nhất. Đưa mọi thứ vào đúng định dạng để gửi qua email với cấp trên của bạn có thể tiêu tốn một lượng lớn thời gian đáng ngạc nhiên. Nhưng thời gian đó có thể giảm đáng kể nếu bạn đang sử dụng một dịch vụ web có tên MinuteIO.

Giới thiệu

MinutesIO là một dịch vụ web miễn phí và tuyệt vời giúp người dùng ghi lại biên bản cuộc họp. Trang web được thiết kế để bạn có thể mang máy tính xách tay của mình trực tiếp vào cuộc họp và bắt đầu ghi biên bản. Không yêu cầu bạn đăng ký tài khoản mới, MinutesIO cho phép bạn bắt đầu nhập chi tiết cuộc họp, ghi biên bản, chỉ định danh mục, ngày đến hạn và chủ đề. Sau khi cuộc họp kết thúc, biên bản đã ghi của bạn có thể được chia sẻ với cấp trên của bạn qua email. Toàn bộ quá trình này cực kỳ nhanh chóng và hiệu quả.

Sử dụng

Khi bạn truy cập MinutesIO, chỉ cần nhấp vào nút lớn màu xanh lá cây để bắt đầu. Trang web không yêu cầu bạn tạo bất kỳ tài khoản mới nào – nó lưu trữ thông tin cục bộ trong trình duyệt của bạn; điều này giải thích cho khả năng đáp ứng nhanh chóng của các công cụ.

Nhấp vào nút này sẽ mở ra một giao diện mới để ghi biên bản cuộc họp. Bạn có thể bắt đầu ghi lại các chi tiết của cuộc họp – tiêu đề, địa điểm, thời gian, dự án, v.v. – bằng cách nhấp vào văn bản xuất hiện trên trang web.

PhútIO-3

Bạn có thể sửa đổi văn bản trên trang cuộc họp theo yêu cầu của bạn và để phù hợp với cuộc họp của bạn. Ngoài việc nhập tên công ty và địa điểm cuộc họp, bạn có thể nhập địa chỉ email của mình, email của những người tham dự hoặc bất kỳ người nào mà bạn sẽ chia sẻ biên bản sau này. Bạn cũng có thể tùy chọn thêm mô tả cho cuộc họp.

PhútIO-4

Khu vực cho phép bạn ghi biên bản hoạt động theo cách tương tự: bạn nhấp vào văn bản và nhập để chỉnh sửa nó. Đối với mỗi phút, bạn có thể thêm một chủ đề trong ngăn ngoài cùng bên trái, sau đó chọn loại phút, thêm ghi chú cho chủ đề đó, chọn người đã nói chủ đề đó tại cuộc họp và tùy chọn ngày đến hạn cho các nhiệm vụ sẽ hoàn thành sau này .

PhútIO-5

Khi bạn kết thúc cuộc họp và muốn hoàn tất biên bản cuộc họp, bạn có thể nhấp vào dấu kiểm (ü) xuất hiện ở bên trái.

PhútIO-6

Sau đó, số phút của bạn sẽ được hoàn tất và bạn sẽ có thể xem các ngăn chia sẻ, in và chỉnh sửa ở cùng một vị trí mà bạn đã tìm thấy dấu kiểm.

PhútIO-7

Nút gửi cho phép bạn chia sẻ biên bản cuộc họp với bất kỳ ai mà bạn muốn chia sẻ chúng qua email. Trước khi bạn gửi email, bạn sẽ được hiển thị bản xem trước của nó.

PhútIO-8

Bạn có thể sửa đổi người nhận email cũng như nội dung. Trong phần nội dung, bạn sẽ thấy rằng biên bản cuộc họp của bạn thực sự được xuất bản trên một URL bí mật. Bạn có thể sao chép URL từ đây và chia sẻ trực tiếp với bạn bè để họ xem biên bản mà không cần gửi email cho họ. Để quay lại số phút của bạn bất cứ lúc nào, bạn có thể truy cập lại MinuteIO và nhấp vào nút trên cùng ở khung bên trái để xem trang tổng quan của bạn. Tại đây, bạn có thể xem lại các biên bản đã ghi của mình, chỉnh sửa và chia sẻ chúng.

PhútIO-9

Sự kết luận

MinutesIO là một công cụ vô giá cho bất kỳ ai muốn ghi lại biên bản cuộc họp. Bằng cách cung cấp cho người dùng một giao diện trực quan để ghi lại số phút mà không cần phải đăng ký bất cứ thứ gì, trang web mang đến sự tiện lợi chưa từng có. Đối với tất cả thư ký hoặc những người có nhiệm vụ ghi lại chi tiết cuộc họp, MinutesIO là một trang web bắt buộc phải đánh dấu.

Xem MinutesIO @ http://minutes.io/

Bài viết này có hữu ích không?

Previous articleMicrosoft Visio là gì? Giới thiệu về Công cụ Sơ đồ và Sơ đồ
Next articleTôi có cần trao đổi trong Ubuntu không? Phương pháp tiếp cận thực tế